不是所有試算表都需要系統化
只有一位負責人、資料量不大、規則經常變動的工作，試算表通常仍是成本最低的選擇。真正需要改造的不是檔案格式，而是已經超出人工協作負荷的流程。
四個改造訊號
- 同一份檔案常出現「最終版、最終版2、真的最終版」等多個版本。
- 需要多人同時輸入，卻無法知道誰改了什麼。
- 資料要反覆複製到 Email、報表、庫存或會計流程。
- 不同角色需要看到不同欄位，但目前只能靠人工遮欄或另存檔案。
先畫流程，再談系統
把一筆資料從建立、審核、修改到結案的路徑畫出來，標記每個角色、輸入欄位、規則與例外。若流程本身沒有釐清，直接做系統通常只是把混亂搬到新的畫面。先用小範圍試行，確認欄位與權限，再逐步擴大。